Informativa al trattamento dati personali dei partecipanti all’evento “DC Night”

Ai sensi del Regolamento Europeo sulla protezione dei dati personali 679/2016

ROCK Communications SRL, con Sede Legale in via Beato Agelico 23/2 – 20133 Milano / Sede Operativa in via dell’Unione 1 – 20122 Milano (P.IVA 06776230960), in qualità di Titolare del Trattamento dei dati personali, tratta i dati nel rispetto delle normative nazionali ed europee in materia di protezione dei dati personali.
La presente informativa, rivolta esclusivamente a coloro che attraverso questo link si registreranno per partecipare all’evento, descrive le modalità di trattamento dei dati personali.

Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento è ROCK Communications SRL, con Sede Legale in via Beato Agelico 23/2 – 20133 Milano / Sede Operativa in via dell’Unione 1 – 20122 Milano (P.IVA 06776230960), tel +39 0236693300

È possibile contattare il Titolare utilizzando l’indirizzo e-mail dcnight@rock-comms.com

Tipologia e fonte dei dati trattati
Con la registrazione della richiesta di partecipazione attraverso il suddetto link, verrà effettuata la raccolta e il trattamento dei dati personali forniti direttamente dagli interessati (quali nome, cognome, azienda/ente di appartenenza, indirizzo e-mail, numero di telefono), dati strettamente necessari per la partecipazione, organizzazione e gestione dell’evento.
All’atto della registrazione e iscrizione all’evento, agli utenti verrà anche richiesto di comunicare dati appartenenti alle categorie particolari ex art. 9, par. 1, GDPR (c.d. dati sensibili) che rivelino lo stato di salute dell’interessato al riguardo di eventuali allergie, intolleranze alimentari o particolari regimi dietetici. Il trattamento di tali dati sensibili avverrà solo su base volontaria e previo rilascio del consenso esplicito per la finalità di tutela della salute dell’Utente.
Sono comunque esclusi dal Trattamento tutti gli altri dati c.d. “dati sensibili” (art. 9 Capo I del Regolamento), ovvero quelli che consentono di rilevare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché ogni altro dato (ad eccezione di quello sovra precisato), idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale.

Finalità del trattamento e base giuridica
Il trattamento dei dati personali sopra indicati è necessario per la registrazione e partecipazione all’evento, gestione delle attività connesse da parte del Titolare (quali invio e-mail di promemoria, modifiche organizzative, organizzazione del catering). I dati potranno inoltre essere trattati per il rispetto della normativa e regolamenti sulla sicurezza dei luoghi e per rispettare obblighi contrattuali, per l’esercizio del diritto di difesa in sede giudiziaria.
Per le finalità sopra descritte è richiesto il consenso espresso al momento della registrazione all’evento.
Nel caso in cui il Titolare del Trattamento intendesse aggiungere ulteriori finalità di trattamento rispetto a quelle sopra indicate, la presente informativa verrà adeguata ed integrata, con la richiesta di consenso al trattamento (se dovuto) nella modalità più opportuna.

Materiale audio, video e fotografico
Senza il consenso della persona ritratta ex art. 97 della legge sul diritto d’autore (L. 22 aprile 1941, n. 633), potranno essere effettuare riprese e fotografie che ritraggono l’utente che partecipa all’evento di natura pubblica. Tale materiale non costituirà trattamento di una categoria particolare di dato personale dell’utente non consentendo l’identificazione univoca o autenticazione dello stesso.

Finalità del trattamento e base giuridica.
Le riprese di immagini fotografiche o riprese audio-video saranno effettuate per la prevalente finalità connessa e strumentale alla documentazione dell’evento svolto utilizzando, per lo scopo, la diffusione delle stesse per mezzo dei mezzi di comunicazione oggi maggiormente impiegati.
Le immagini raccolte saranno pertanto prevalentemente rivolte al contesto ambientale in cui avviene l’evento pubblico stesso (tema principale) e, in via meramente secondaria (di sfondo o contesto) ai soggetti presenti avendo l’accortezza di non riprendere in primo piano o frontalmente il volto dei presenti ma con angolazioni che ne limitino la riconoscibilità dei soggetti e/o effettuate da lunga distanza.
I trattamenti eseguiti per le finalità precedentemente descritte si basano sul rilascio del consenso da parte dell’utente interessato che si intende esplicitamente manifestato, qualora l’interessato, previamente informato si rechi negli spazi ove si svolge l’evento. I trattamenti consistenti nella pubblicazione delle immagini per documentare l’evento si basano sull’interesse legittimo del Titolare.

Modalità di trattamento dei dati e loro comunicazione e diffusione
Le immagini raccolte saranno conservate, anche in forma elettronica e su qualsiasi supporto tecnologico per le finalità e nei limiti sopra definiti. Potranno essere diffuse attraverso canali social network (Facebook, Twitter, Youtube a titolo esemplificativo ma non esaustivo).

Natura del conferimento
Il conferimento dei dati è necessario ai fini della regolare prestazione del servizio (partecipazione all’evento). In caso di mancato conferimento dei dati non sarà in alcun modo possibile per l’Interessato accedere all’evento.

Modalità e durata del trattamento
Il trattamento è effettuato attraverso strumenti elettronici e cartacei.
In relazione a tali trattamenti, il Titolare ha adottato adeguate misure di sicurezza al fine di garantire l’integrità e la riservatezza dei dati.
I dati sono conservati dal Titolare del Trattamento per il tempo necessario a conseguire gli scopi per i quali i dati sono stati raccolti, ovvero partecipazione e svolgimento dell’evento. Gli interessati potranno richiedere in qualunque momento la cessazione del trattamento, comunicandolo al Titolare.

Trasmissione e comunicazione dei dati
I dati personali saranno portati a conoscenza di dipendenti o collaboratori del Titolare e di tutti gli organizzatori e gestori dell’evento, incaricati e autorizzati al trattamento dei dati dal Titolare e adeguatamente istruiti.
I dati potrebbero essere trattati anche da società esterne al Titolare per esigenze organizzative dell’evento (es servizio di ristorazione, sicurezza, ecc..). Tali soggetti agiscono nell’esercizio delle attività di loro esclusiva competenza operano come autonomi Titolari del trattamento.
I dati potrebbero essere comunicati anche ad autorità giurisdizionali o di vigilanza, amministrazioni, enti ed organismi pubblici, nell’esercizio delle loro funzioni.
I dati non sono soggetti in alcun modo a diffusione.

Trasferimento dati verso paesi terzi
I dati personali raccolti per la partecipazione all’evento saranno memorizzati dal fornitore del servizio di web hosting, che ha sede nella UE. Il Titolare non trasferisce al momento alcun dato verso paesi terzi.

Diritti dell’Utente:
Gli Utenti possono esercitare in ogni momento determinati diritti con riferimento ai dati trattati dal Titolare.
In particolare, ai sensi del GDPR, l’Utente ha il diritto di:

• revocare il consenso in ogni momento;
• opporsi al trattamento dei propri dati;
• accedere ai propri dati;
• verificare e chiedere la rettificazione;
• ottenere la limitazione del trattamento;
• ottenere la cancellazione o rimozione dei propri dati personali;
• ricevere i propri dati o farli trasferire ad altro titolare;
• proporre reclamo all’Autorità di controllo (Garante Privacy).

Informativa resa in data 28/02/2025 agli utenti registrati per la partecipazione all’evento “DCNight”